Kebijakan Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing Policy)

Educational Journal of Islamic Management (EJIM)

1. Pendahuluan

Educational Journal of Islamic Management (EJIM), yang diterbitkan oleh Information Technology and Science (ITScience), Medan, berkomitmen menjaga keberlanjutan akses, keamanan, integritas, dan ketersediaan seluruh karya ilmiah yang telah diterbitkan.

Kebijakan pengarsipan elektronik ini bertujuan mendukung pelestarian dokumen publikasi ilmiah dan memastikan bahwa artikel yang diterbitkan tetap dapat ditemukan, diakses, dan dimanfaatkan oleh masyarakat akademik dalam jangka panjang.

2. Sistem Pengarsipan Elektronik

EJIM menggunakan platform Open Journal Systems (OJS) sebagai sistem pengelolaan penerbitan dan dokumentasi elektronik.

Sistem ini digunakan untuk mengelola naskah, metadata artikel, proses editorial, penelaahan sejawat, serta dokumen publikasi.

Setiap artikel yang diterbitkan didokumentasikan berdasarkan volume, nomor, dan tahun penerbitan untuk memudahkan penelusuran serta identifikasi bibliografis.

Arsip publikasi EJIM dapat diakses melalui:

https://jurnal.itscience.org/index.php/ejim/issue/archive

3. Penyimpanan dan Pencadangan Data

Pengelola EJIM berkomitmen mengupayakan perlindungan data publikasi melalui pengelolaan penyimpanan elektronik dan mekanisme pencadangan sesuai dengan infrastruktur yang tersedia.

Data yang menjadi perhatian dalam proses pencadangan mencakup basis data jurnal, berkas artikel, metadata publikasi, dan konfigurasi sistem penerbitan.

Pencadangan ditujukan untuk mengurangi risiko kehilangan data akibat gangguan teknis, kerusakan perangkat, kesalahan operasional, maupun insiden keamanan sistem.

Pelaksanaan dan frekuensi pencadangan mengikuti prosedur teknis yang ditetapkan oleh pengelola sistem.

4. Akses dan Ketersediaan Arsip

EJIM mendukung penyebarluasan karya ilmiah melalui kebijakan akses terbuka (open access).

Artikel yang telah diterbitkan dapat diakses melalui situs resmi jurnal sesuai dengan ketentuan hak cipta dan lisensi publikasi yang berlaku.

Pengarsipan elektronik bertujuan mempertahankan ketersediaan artikel beserta informasi bibliografisnya, sehingga pembaca dapat menelusuri sumber ilmiah secara berkelanjutan.

5. Keamanan dan Integritas Arsip

Pengelola EJIM bertanggung jawab mengupayakan perlindungan terhadap integritas dan keamanan dokumen elektronik.

Pengelolaan akses administratif dilakukan berdasarkan kewenangan pengguna dalam sistem OJS.

Setiap perubahan terhadap artikel yang telah diterbitkan harus mengikuti prosedur editorial dan kebijakan koreksi, penarikan artikel, serta etika publikasi yang berlaku.

Dokumen yang masih berada dalam proses penelaahan wajib dijaga kerahasiaannya.

6. Pelestarian Digital Jangka Panjang

EJIM berkomitmen mendukung pelestarian digital jangka panjang melalui pemeliharaan sistem penerbitan, pengelolaan arsip elektronik, dan pengembangan mekanisme preservasi sesuai kemampuan infrastruktur serta kebijakan penerbit.

Apabila tersedia dan telah diaktifkan, layanan preservasi digital eksternal dapat dimanfaatkan untuk memperkuat keberlanjutan akses terhadap konten jurnal.

Penggunaan layanan seperti PKP Preservation Network, LOCKSS, CLOCKSS, atau repositori preservasi lainnya hanya dinyatakan sebagai bagian dari sistem pengarsipan EJIM apabila keikutsertaan dan konfigurasinya telah dikonfirmasi.

7. Pemulihan Arsip dan Keberlanjutan Layanan

Dalam hal terjadi gangguan sistem, pengelola EJIM akan mengupayakan pemulihan layanan dan dokumen berdasarkan sumber daya teknis serta salinan cadangan yang tersedia.

Proses pemulihan dilakukan dengan memperhatikan konsistensi metadata, keutuhan berkas publikasi, dan keamanan sistem.

8. Tanggung Jawab Pengelola

Information Technology and Science (ITScience) sebagai penerbit, bersama Dewan Editor dan pengelola teknis EJIM, bertanggung jawab mendukung penerapan kebijakan pengarsipan elektronik sesuai kewenangan masing-masing.

Kebijakan ini dapat dievaluasi dan diperbarui untuk menyesuaikan perkembangan teknologi, kebutuhan preservasi digital, dan standar tata kelola publikasi ilmiah.